Yapılacak onca şey arasında bunalmış ve kaybolmuş hissediyorsanız bir planlayıcı ya da ajanda kullanmak stresi azaltmanıza, daha organize ve daha üretken olmanıza yardımcı olabiliyor. İster yeni bir eğitim yılına başlayın, ister çalıştığınız yerde işlerinizi organize etmeye çalışın, planlayıcılar ve ajandalar sayesinde zamanınızın kontrolünü ele alabilir, işleri unutma riskini ortadan kaldırabilirsiniz.
Fakat dürüst olmak gerekirse bazen bir ajanda kullanmaya başlamak başlı başına göz korkutucu olabiliyor. Planlayıcı ve ajanda kullanımı konusunda püf noktaları ve nasıl kullanacağınızı öğrenmek için okumaya devam edebilir; böylece sakin, verimli ve her şeyin üstesinden gelmeye hazır hissederek yeni bir güne başlayabilirsiniz.
Ajanda ve Planlayıcı Kullanmanın Faydaları
Yoğun bir yaşam sürerken, hayatınızı düzenli tutmak çok daha önemli bir hale geliyor. Çok az insan iş, aile ve sosyal hayatın tüm taleplerini takip edebilecek bilişsel kapasiteye sahip. Bu yüzden bir planlayıcı ya da ajanda kullanmak kurtarıcı olabiliyor. Ancak tek faydası yapılacaklar listenizi hatırlatmakla sınırlı değil. İşte ajanda ve planlayıcı kullanmanın faydalarından bazıları:
- Bir planlayıcı kullanmak, ne yapmanız gerektiğini her zaman bildiğiniz anlamına geliyor. Fakat planlarınızı yaparken, günlerinizin fazla dolu olmasını önlemek için her bir iş için belirli bir süre belirlemekte fayda var. Böylece kendiniz ve sevdikleriniz için zaman ayırdığınızdan emin olabilirsiniz.
- Düzenli olarak planlayıcı kullanmak, işte ve evde geçirdiğiniz zamanı çok daha verimli yönetmenize ve olası yoğunlukların üstesinden çok daha kolay gelmenize yardımcı oluyor.
- Günümüzde herkes zaman zaman stresin baskısını hissediyor. Stresin en yaygın nedenlerinden biri ise fiziksel ve duygusal olarak sizi tüketen yoğun bir programa sahip olmak. Ajanda düzenleme sayesinde yeni bir güne başlamadan önce yükümlülüklerinizi sıralayıp önceliklendirebilir; yapmanız gerekenleri yetiştirememe endişesi ve korkusundan kaçınabilirsiniz. Böylece daha az stresli günler geçirirsiniz.
- Aynı anda birden fazla iş yapmayı bıraktığınızda ve tüm önemli işlerin yapıldığından emin olmak için bir planlayıcı kullandığınızda, zamanınızı daha verimli yönetebileceksiniz. Bu sayede boş vaktinizin arttığını da göreceksiniz. İster kişisel bakım için ister keyif aldığınız bir hobi veya yeni bir şey denemek için olsun, kalan zamanınızı daha faydalı bir şekilde kullanabilirsiniz.
- Ajanda ve planlayıcı kullanmanın bir başka faydası da randevuları ve önemli tarihleri takip etmenin mümkün hale gelmesi. Örneğin doktor randevunuzun ne zaman olduğunu ya da sevimli dostunuzun son aşısının tarihini hatırlamanız gerektiğinde tek yapmanız gereken notlarınıza bakmak. Ajanda kullanımı işlerinizin son teslim tarihlerini ve doğum günlerini takip etmek için de harika bir yol.
- Bir işi tamamladığınızda gelen o rahatlama hissi harika değil mi? Ajandanıza sıraladığınız görevlere tik atarak motivasyonunuzu devam ettirebilirsiniz. Yapılması gereken her şey tamamlandığında, kalan zamanınızdan daha fazla keyif alabilirsiniz.
Ajanda ve Planlayıcı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?
Bir ajanda ve planlayıcı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken ilk şey, hangi amaçla kullanacağınıza karar vermek. Sadece önemli olayları not almak için mi; yoksa günlük rutininizi listelemek için mi bir ajanda ya da planlayıcıya ihtiyacınız olduğunu düşünün. Önemli randevularınızı ve etkinlikleri kayıt altına almak istiyorsanız klasik bir ajanda işinize görecektir; ancak günlük olarak yapılması gerekenleri planlamanız ve sonraki günleri düşünmeniz gerekiyorsa mutlaka bir planlayıcı edinmekte fayda var.
Şimdi gelin, bir ajanda ya da planlayıcı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken detayların üzerinden geçelim:
- İhtiyaçlarınızı analiz edin. Günlük yaşamınızı düşünün. Hareket halindeyken bile yanınızda taşıyabileceğiniz bir şeye ihtiyacınız varsa daha kompakt ve taşınabilir bir planlayıcıya yönelmek isteyebilirsiniz.
- Minimalist misiniz yoksa renkli ve çılgın desenleri mi seviyorsunuz? Düzenli bir ajanda ya da planlayıcı kullanımı için seçtiğiniz parçanın size ve stilinizi yansıttığınızdan emin olmalısınız. Böylece notlarınızı tutmak için motivasyonunuzu artırabilirsiniz.
- Tarihsiz planlayıcıları hedeflerinize ve çalışma rutininize göre kişiselleştirmek çok daha kolay. Çünkü her şeyden önce bu tür planlayıcıları belirli bir zaman dilimi içinde kullanmak zorunda değilsiniz. Bunun yanı sıra bir gün beklenenden daha hareketli geçerse, diğer günler için ayrılmış alanı da rahatlıkla kullanabilirsiniz.
Ajanda Nasıl Tutulur?
Ajandalar aslında zaman yönetimini bir sonraki seviyeye taşımak için kullanılabiliyor; hatta organizasyon becerilerini hayatın diğer alanlarına transfer etmeye yardımcı olabiliyor. Ajanda tutmaya başlarken ilk yapmanız gereken iş akışına öncelik vermek olmalı.
- Listenizdeki her şeye bakın, öncelikli olarak tamamlanması gerekenleri belirleyin.
- Yapılacak her bir işin tamamlanmasının ne kadar sürdüğünü inceleyin. Bu, gelecekteki işlerin tamamlanmasının ne kadar sürebileceğini tahmin etmenize ve daha planlı hareket etmenize destek olacak.
- Düşüncelerinizi yazmayı ihmal etmeyin. Bir sonraki derste soracağınız soruları, yeni proje için fikirlerinizi, toplantıda bahsedeceğiniz konuları not alın.
- Önemli tarihler için geri sayım oluşturun. Bir etkinliğin hangi tarihte olacağını yazmak harika olsa da etkinlik günü sayfasına gelene kadar geçen sürede unutmak çok kolay. Bu yüzden önemli olduğunu düşündüğünüz tarihlerden önce “X için son 3 gün” benzeri bir not düşebilirsiniz.
- Tamamlanmış işleri işaretleyin. Zamanında bitiremediyseniz bir ok çizin, ardından sayfayı çevirin ve görevi yarının yapılacaklar listesine yazın.
Planlayıcı Defter Nasıl Kullanılır?
Planlayıcı kullanmanın faydalarını artık biliyorsunuz, gelelim püf noktalarına… Bir planlayıcı nasıl kullanılır? Her şeyden önce basit bir sistem yaratmakta fayda var. Bunun dışında değerlendirebileceğiniz birkaç öneriyi ise şu şekilde sıralamak mümkün:
- Zamanınızı fazla doldurmamaya çalışın
10 dakikada bir ajandanızı kontrol etmenize gerek yok. Her gün için en yüksek öncelikli işleri yazın ancak onlara bir zaman atama gereği hissetmeyin. Kendinizi hazır hissettiğiniz zaman, belki sabah ya da öğleden sonra, tamamlayabilirsiniz.
- Farklı işleri kategorize edin
Kişisel, işle ilgili ve sevdiklerinizle ilgili işler için fosforlu kalem kullanarak kodlama yapmak, gününüzün veya haftanızın nelerden oluştuğunu hızlı bir şekilde gözden geçirmenin harika bir yolu.
- El yazınızı küçük tutmaya çalışın
Yazınızın mükemmel olması gerekmiyor; ancak okunaklı olduğundan ve ortaya her an çıkabilecek yeni işleri veya etkinlikleri eklemek için yeriniz olduğundan emin olmakta fayda var.
- Kısaltmalar ve kodlamalardan yararlanın
Market alışverişi, çamaşır yıkama ya da fatura ödeme gibi tekrarlanan işler için kısaltmalar veya kodlar kullanmak hem daha az yer kaplıyor hem de daha az zaman alıyor.
- Yaratıcılığınızı kullanın
Planlayıcınızı dekore etmek, kişiselleştirmenin en basit yolu. Renkli kalemler, desenli bantlar ve not kağıtları kullanarak sayfalarınıza renk ve doku kazandırabilirsiniz. Renklerinizi parlak ve temanızı canlı tutun. Bu, planlayıcınızla çalışmayı dört gözle bekleyeceğiniz için düzenli olarak kullanma alışkanlığı kazanmanıza da yardımcı oluyor. Planlayıcınızın sayfalarında çok fazla boş alan varsa, ilham verici alıntılarla doldurabilirsiniz.
- Hedeflerinizi yazın
Planlayıcınızı yalnızca günlük işleri sıraladığınız bir not defteri olarak görmemelisiniz. Kendinize farklı alanlarda aylık, üç aylık ve yıllık hedefler belirleyerek bu hedefleri planlayıcınıza yazın. Belirlediğiniz zaman dilimleri içinde hedeflerinize ne kadar yaklaştığınızı kontrol ederek kişisel ve profesyonel gelişiminize katkı sağlayın.
Tüm bu detaylar bir yana, bir planlayıcı ya da ajanda kullanmanın kişisel bir yolculuk olduğunu unutmayın. Bu yüzden kullanmaya başlarken sizin için işe yarayacak metot ve püf noktalarını belirleyin. Ve hepsinden önemlisi, eğlenin. Bitirdiğiniz işlerin üzerini çizdikten sonra başarınızı bir kahve ya da güzel bir dizi ile ödüllendirmeyi ihmal etmeyin. Mutlu planlamalar!